De 5 grootste misverstanden over disfunctioneren

Wanneer een medewerker niet goed functioneert, ontstaan vaak vragen en frustraties. Toch bestaan er veel misverstanden over wat disfunctioneren precies is en hoe u daar als werkgever mee om moet gaan. Die misverstanden kunnen leiden tot onnodige conflicten en maken het moeilijker om tot een goede oplossing te komen.

Misverstand 1: “Ik zie dat iemand niet goed functioneert, dus ik kan afscheid nemen.”

Dat een medewerker niet naar verwachting functioneert, betekent niet automatisch dat ontslag mogelijk is.

Als werkgever moet u kunnen aantonen dat sprake is van disfunctioneren. Daarnaast moet de medewerker weten wat er niet goed gaat, voldoende gelegenheid krijgen om zich te verbeteren en daarbij passende begeleiding ontvangen.

Een zorgvuldig verbetertraject is daarom vaak onmisbaar.

Misverstand 2: “Een verbetertraject is alleen een formaliteit.”

Sommige werkgevers zien een verbetertraject als een stap die vooral nodig is om een dossier op te bouwen.

Dat is niet de bedoeling.

Een verbetertraject is in de eerste plaats bedoeld om de medewerker daadwerkelijk de kans te geven zijn functioneren te verbeteren. Pas wanneer verbetering uitblijft, kan een andere oplossing in beeld komen.

Misverstand 3: “Disfunctioneren is hetzelfde als een verschil van mening.”

Niet ieder conflict of iedere irritatie betekent dat iemand disfunctioneert.

Disfunctioneren gaat over het onvoldoende uitvoeren van de werkzaamheden of het niet voldoen aan redelijke functie-eisen. Dat vraagt om concrete voorbeelden, duidelijke verwachtingen en objectieve beoordeling.

Persoonlijke voorkeuren of een minder goede klik zijn daarvoor onvoldoende.

Misverstand 4: “Als ik alles opschrijf, heb ik automatisch een goed dossier.”

Een dik dossier is niet per definitie een sterk dossier.

Een goed dossier bevat feiten, voorbeelden, gesprekken, afspraken, evaluaties en de ondersteuning die aan de medewerker is geboden. Het laat zien dat de werkgever zorgvuldig heeft gehandeld en serieus heeft geprobeerd het functioneren te verbeteren.

Kwaliteit is belangrijker dan hoeveelheid.

Misverstand 5: “Disfunctioneren is altijd de schuld van de medewerker.”

Slecht functioneren kan verschillende oorzaken hebben.

Onduidelijke verwachtingen, onvoldoende begeleiding, een verkeerde functie, veranderingen binnen de organisatie, hoge werkdruk of privéomstandigheden kunnen allemaal invloed hebben op het functioneren.

Daarom is het verstandig eerst te onderzoeken waardoor het functioneren achterblijft voordat conclusies worden getrokken.

Kort samengevat

• Disfunctioneren betekent niet automatisch dat ontslag mogelijk is.
• Een verbetertraject is bedoeld om verbetering te bereiken, niet alleen om een dossier op te bouwen.
• Disfunctioneren vraagt om feiten en objectieve beoordeling.
• Een goed dossier bestaat uit kwaliteit, niet uit zoveel mogelijk documenten.
• Onderzoek altijd eerst de oorzaak voordat u conclusies trekt.

Een zorgvuldig verbetertraject draait niet om het verzamelen van bewijs tegen een medewerker. Het draait om het eerlijk onderzoeken of verbetering mogelijk is en het zorgvuldig vastleggen van wat u beiden daaraan hebt gedaan.